Samarinda – Tata kelola arsip yang rapi dan terstandar menjadi kunci percepatan layanan dan pengambilan keputusan di instansi pemerintah. Untuk itu, Kantor Wilayah Kementerian Hukum Kalimantan Timur mengikuti pengawasan kearsipan yang digelar Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Hukum secara virtual, Kamis (16/04).
Kegiatan ini bertujuan memastikan kepatuhan serta keseragaman pengelolaan arsip di tingkat wilayah. Pengawasan menjadi langkah strategis untuk menilai sejauh mana implementasi sistem kearsipan telah berjalan sesuai regulasi yang berlaku.
Ketua Tim Pemeriksa Biro Umum, Dewi Haryati, menegaskan bahwa tertib arsip mencerminkan akuntabilitas kinerja organisasi. Dalam pengawasan tersebut, terdapat dua fokus utama yang menjadi perhatian.
Pertama, aspek pengelolaan arsip dinamis. Tim melakukan verifikasi terhadap seluruh proses kearsipan, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga penyusutan arsip. Selain itu, efektivitas sistem surat-menyurat elektronik, klasifikasi keamanan, serta ketepatan pemberkasan dokumen aktif dan inaktif turut menjadi penilaian agar arsip mudah diakses saat dibutuhkan.
Kedua, aspek sumber daya kearsipan. Pengawasan juga menyoroti ketersediaan dan kompetensi SDM arsiparis, sarana dan prasarana seperti ruang penyimpanan (record center), fasilitas perlindungan arsip, hingga dukungan anggaran yang memadai.
Mewakili Kepala Kantor Wilayah, Kepala Divisi Pelayanan Hukum, Hanton Hazali, menyampaikan komitmen untuk terus berbenah. Ia menekankan pentingnya modernisasi sistem kearsipan agar lebih fungsional.
“Arsip tidak hanya menjadi tumpukan dokumen, tetapi harus menjadi basis data yang mendukung pengambilan keputusan secara cepat dan tepat,” ujarnya.
Kegiatan berlangsung interaktif dengan diskusi berbagai kendala teknis di lapangan. Hasil pengawasan ini nantinya dituangkan dalam Laporan Audit Sistem Kearsipan Internal, yang akan menjadi acuan peningkatan kualitas pengelolaan arsip di Kanwil Kementerian Hukum Kalimantan Timur ke depan.
